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É tal a sua pressa de comunicação

Que eles se esquecem

De aprender primeiro a expressar-se.

Mário Quintana

 

A ineficácia na comunicação pode ocorrer por inúmeros fatores: inconsistência das informações, pouco comprometimento com o ato de comunicar ou com o interlocutor, problemas de relacionamento, comportamentos não assertivos ou pressa. De todas essas causas, a última é a que mais tem afetado profissionais dos mais diferentes ramos de atuação e se reflete em todos os tipos de comunicação, sobretudo nos e-mails e nas mensagens rápidas, devido à frequência com que a ferramenta é utilizada.

 

Na correria do dia a dia, em vez de reler um e-mail, enviamos o texto assim que escrevemos “Atenciosamente” sem ao menos verificar a clareza, a concisão, a organização e a escolha das palavras. Automatizamos essa prática a tal ponto que parece que lutamos contra o tempo na ânsia de responder o máximo de e-mails no mínimo tempo possível. O grande alerta é que tudo o que é enviado por e-mail fica registrado e pode se tornar: motivo de discussões e mal-entendidos; causador de retrabalho; comprovação em tomadas de decisões ou até em processos judiciais.

 

Diante de tantas atividades distintas, preferimos trocar infindáveis mensagens sobre um mesmo assunto, como se essas idas e vindas de e-mails significassem agilidade, em vez de usar alguns minutos para conversar por telefone ou pessoalmente e resolver mais rapidamente o problema. Chegamos até a nos incomodar com aquela pessoa que nos interrompe para perguntar algo direto e pontual e pensamos “por que ele não manda um e-mail para falar sobre isso?”.

 

Mas essa pressa não se restringe à comunicação por e-mail. Há quem tenha inúmeras reuniões e, na pressa, não se prepare nem para conduzi-las nem para participar delas. Consequentemente, as reuniões duram mais tempo do que deveriam, afinal, estão todos com pressa para fazer as atividades prévias à reunião e usam o tempo dela para entender o tema do encontro, sem efetivamente se debruçar sobre o problema, perdendo (ou alterando) o objetivo inicial.

 

O problema da pressa e falta de preparo não resulta apenas em perda de tempo e objetividade. Muitas vezes, a apresentação a ser feita para um cliente ou para uma equipe é preparada na véspera, aos 45 do segundo tempo, já que, com tantas entregas, as pessoas alegam ser quase impossível parar para preparar alguns slides. Muitos pensam: Isso pode ser feito depois. O problema é que a falta de preparo adequada impacta o desempenho e a imagem de quem apresenta e da empresa, podendo gerar impressões negativas que podem até mesmo dificultar o fechamento de um potencial negócio.

 

O feedback, então, quando feito, pode não ter exemplos claros do que o colaborador precisa desenvolver ou o plano de ação para acompanhamento posterior. Um possível impacto disso é, num eventual desligamento, o colaborador alegar que faltou comunicação do líder e o líder contra-argumentar: eu comuniquei, dei o feedback no dia tal!

 

Esses exemplos de situações cotidianas no ambiente organizacional só comprovam que a pressa não é apenas inimiga da perfeição, ela também é inimiga da comunicação eficaz.

 

Essa constatação deve servir como reflexão para sairmos desse círculo vicioso. Por isso, quando se sentir com pressa para comunicar, pare e avalie o retrabalho, os potenciais conflitos e o impacto negativo na sua imagem profissional. Só assim será possível definir melhor o objetivo da comunicação, recorrer estratégias de linguagem a favor da clareza e concisão, usar suas habilidades comunicativas na máxima potencialidade e, assim, garantir melhores resultados e mais conexão com as pessoas que interagem com você.

 

 

Texto escrito por Vívian Rio Stella, publicado em sua coluna mensal na revista Você RH, em junho de 2021.


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